1. Postanowienia ogólne

• 1.1 Niniejszy Regulamin określa warunki udziału w Konferencji pod nazwą Forum Mięsne Technologie 2024, dalej w treści Regulaminu – Forum, która odbędzie się w dniach 06 - 08 listopada 2024 roku w Żninie w Hotelu Cukrownia.
• 1.2 Forum skierowane jest do przedsiębiorców z branży mięsnej, w szczególności dedykowane jest dla kadry zarządzającej przemysłem mięsnym i drobiarskim, technologów, pracowników działów zakupowych i rozwoju, przedstawicieli sieci handlowych, a także dostawców technologii, przedstawicieli środowiska naukowego oraz specjalistów z branży.
• 1.3 Oficjalnym językiem konferencji jest język polski.
• 1.4 Organizatorem Forum jest “Grupa Womat” w tym firma AMFI  spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Mikołowie NIP: 6351848150 
• ul. Elsnera 55a 43-190 Mikołów KRS 0000741206 REGON 380809885; oraz WOMAT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Mikołowie 43-190, ul. Elsnera 55a, KRS 0000324489, NIP 6351794738, REGON 24111720900000.
• 1.5 Dane korespondencyjne Organizatora: Amfi sp. z o.o., Elsnera 55a, 43-190 Mikołów. 
• 1.6 Oficjalny, obowiązujący do realizowania zgłoszeń, ustalania szczegółów i pomocy rejestrującym adres mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
• 1.7 Przepisy niniejszego regulaminu obowiązują wszystkich jego Uczestników.

2. Warunki Uczestnictwa

• 2.1 Udział w Forum jest odpłatny.
• 2.2 Warunkiem udziału w Forum jest złożenie zamówienia oraz wpłata pełnej kwoty wynagrodzenia za uczestnictwo w terminach wskazanych przez Organizatora.

• 2.3 Zamówienie - dokument zgłoszenia zawierający dane Uczestnika, szczegółowe informacje o wybranych opcjach, pakietach, zgłoszonych osobach i noclegach wraz z cenami przesłany przez Organizatora.
• 2.4 Uczestnik zobowiązany jest wypełnić czytelnie zamówienie oraz przesłać je w formie elektronicznej na adres poczty elektronicznej wskazany w pkt. 1.6 Regulaminu lub pocztą na adres Organizatora wskazany w pkt. 1.5 Regulaminu.
• 2.5 Zamówienie podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania danego podmiotu i podpisywania umów w jej imieniu. Jeżeli umowa jest podpisywana przez pełnomocnika, należy wraz z zamówieniem przesłać stosowne pełnomocnictwo.
• 2.6 Uczestnik dokonuje wpłaty kwoty kosztów udziału (wynikającej z podpisanego zamówienia lub pisemnego potwierdzenia uczestnictwa, na podstawie wystawionej faktury pro forma).
• 2.7 Przesłanie zamówienia  jest równoznaczne z zawarciem umowy na uczestnictwo w Forum przez Uczestnika i oznacza akceptację warunków określonych w Regulaminie.
• 2.8 Zaksięgowana wpłata na podstawie faktury VAT lub faktury proforma jest warunkiem koniecznym do zarezerwowania i zagwarantowania uczestnictwa w Forum.
• 2.9 Organizator ma prawo nie dopuścić uczestnika do udziału w konferencji w przypadku, gdy nie uiścił on opłat za udział w konferencji w terminach określonych przez Organizatora.
• 2.10 Uczestnik po przybyciu na miejsce konferencji powinien zarejestrować się w recepcji hotelu.
• 2.11 Liczba Uczestników może ulec zmianie w przypadku wprowadzenia na mocy powszechnie obowiązujących przepisów lub tymczasowo ogłoszonych reżimów sanitarnych.
• 2.12 W przypadku ogłoszenia reżimów sanitarnych, które skutkować będą koniecznością ograniczenia liczby Uczestników Forum, Organizator może nie dopuścić do udziału w Forum poszczególnych Uczestników, kierując się m.in. kryterium kolejności zgłoszeń, uiszczenia opłat za udział w Forum i innymi. W takim przypadku Organizator powiadomi niezwłocznie Uczestników, którzy nie wezmą udziału w Forum o tym fakcie i dokona zwrotu uiszczonych przez nich należności lub ustali z nimi inny sposób rozliczenia.
• 2.13 W przypadku wprowadzenia reżimów sanitarnych, które skutkować mogą koniecznością ograniczenia liczby gości, osób wpuszczanych jednocześnie do budynku, pomieszczeń, jeżeli będzie to konieczne ograniczona zostanie ilość reprezentantów wystawców przebywająca/zameldowana w obiekcie. W razie konieczności, osoby korzystające z poczęstunków i spożywające posiłek zostaną podzielone na grupy w celu uniknięcia przesadnego zatłoczenia. Możliwe będzie ograniczenie funkcjonalności terenu wystawienniczego, ograniczenie “atrakcji” oferowanych w ramach forum. Ponadto obowiązywać będą ograniczenia narzucone przez hotel.
• 2.14 Uczestnicy niestosujący się do poleceń obsługi Forum w przypadku naruszenia obowiązujących przepisów sanitarnych, niestosowania się do niniejszego Regulaminu, jak również Regulaminu obiektu, w którym odbędzie się Forum lub stwarzania zagrożenia dla innych widzów, zostaną poproszeni o opuszczenie Forum.
• 2.15 O rodzaju zastosowanych ograniczeń i o sposobach ich wdrożenia decyduje organizator w porozumieniu z przedstawicielami Hotelu w oparciu o obowiązujące przepisy i rozporządzenia.

3. Ceny i warunki płatności

• 3.1 Ceny za uczestnictwo oraz opcje i usługi dodatkowe przedstawione są w cenniku uczestnictwa lub ustalane są z przedstawicielem Organizatora i zatwierdzone zostają fakturą lub fakturą pro forma. Płatność faktury / faktury pro forma stanowi potwierdzenie akceptacji oferty wraz z regulaminem forum.
• 3.2 Faktury wystawiane są w terminie do 7 dni roboczych od daty wpłynięcia należności.
• 3.3 Wszelkie płatności dokonywane są wyłącznie bezgotówkowo na rachunek bankowy Organizatora podany w potwierdzeniu uczestnictwa.
• 3.4 Koszt dojazdu uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
• 3.5 Uczestnik pokrywa koszty związane z korzystaniem z dodatkowych atrakcji, usług hotelowych jak usługi SPA, room serwis, dodatkowe posiłki inne świadczone przez Hotel usługi.
• 3.6 Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Forum w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
• 3.7 W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Forum, Organizator obciąża Uczestnika 100% kosztem udziału.

4. Reklamacje

• 4.1 Reklamacje dotyczące kosztów udziału należy zgłaszać pisemnie w terminie do 7 dni od daty uiszczenia należności.
• 4.2 Reklamacje dotyczące organizacji i przebiegu Forum powinny być zgłaszane Organizatorowi niezwłocznie w trakcie jego trwania, aby ich zasadność mogła być weryfikowana na bieżąco i potwierdzona w formie pisemnej, nie później niż w terminie 2 dni od daty zakończenia Forum.
• 4.3 Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
• 4.4 Wszelkie reklamacje uczestników konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej lub elektronicznej na adres korespondencyjny Organizatora.
• 4.5 Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

5. Materiały reklamowe i ekspozycyjne

• 5.1 Materiały reklamowe mogą być kolportowane przez Uczestnika wyłącznie na jego stoisku bądź za pośrednictwem Organizatora.
• 5.2 Umieszczanie dodatkowych urządzeń lub produktów ekspozycyjnych, plakatów reklamowych, dekoracji i innych elementów reklamowych poza stoiskiem wymaga zezwolenia Organizatora po uprzednim pisemnym zgłoszeniu i uzyskaniu jego zgody oraz dodatkowej opłacie ustalanej indywidualnie z Organizatorem.

6. Odpowiedzialność za przekaz

• 6.1 Organizator Forum nie ponosi odpowiedzialności za formę i instrumenty przekazu marketingowego, który Uczestnik kieruje do osób przebywających w pomieszczeniach przeznaczonych pod powierzchnie wystawiennicze.

7. Rejestracja video, zdjęcia i marketing

• 7.1 Organizator konferencji jest uprawniony do wykonywania zdjęć/nagrań video/nagrań dźwiękowych w czasie konferencji, wykorzystywania ich oraz rozpowszechniania do celów marketingowych i reklamowych.
• 7.2 Prawa autorskie do zdjęć/nagrań video/nagrań dźwiękowych określonych w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, przysługują Organizatorowi.
• 7.3 Przesłanie zgłoszenia udziału w Forum jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku Uczestnika na stronie Forum lub Organizatora a także w mediach społecznościowych zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.). Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, iż fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas Forum mogą zostać umieszczone na stronie internetowej, mediach społecznościowych Forum lub Organizatora oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych i publikacjach w mediach. Uczestnik zrzeka się wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatora, z tytułu wykorzystywania swojego wizerunku/głosu/wypowiedzi.

8. Warunki prezentacji

• 8.1 Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia w programie konferencji prezentacji oraz uczestnictwa firmy, jeśli prezentacja jest niezgodna z tematem, nie jest możliwa do przedstawienia w przewidzianym czasie lub jej treść zostanie uznana za nieodpowiednią zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa lub obyczajami, w szczególności gdy zawiera treści naruszające prawa osób trzecich, czy też może stanowić czyn nieuczciwej konkurencji.
• 8.2 Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany kolejności wystąpień.
• 8.3 Organizator zastrzega sobie prawo do modyfikowania poprawiania treści wystąpień przed ich prezentacją.
• 8.4 Zgłoszony czas prezentacji nie może być przekraczany, a Organizator zastrzega sobie możliwość przerwania prezentacji po upływie przeznaczonego na nią czasu.
• 8.5 Czas rozpoczęcia prezentacji odnotowywany i kontrolowany jest przez Organizatora.
• 8.6 Sprzęt techniczny, przy pomocy którego prezentacja będzie przeprowadzona, powinien być sprawdzony w przerwie poprzedzającej wystąpienie.
• 8.7 Wszelkie dodatkowe elementy promocji Uczestnika w trakcie prezentacji powinny być wcześniej uzgodnione z Organizatorem.
• 8.8 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt komputerowy oraz oprogramowanie stanowiące własność prezentera.

9. Odpowiedzialność

• 9.1 Organizator ma prawo obciążyć uczestnika kosztami zastępczego przeprowadzenia prelekcji w kwocie 3 000 zł netto w wypadku, gdy uczestnik, prelegent zrezygnuje z wystąpienia bez poinformowania Organizatora co najmniej na dwa tygodnie przed konferencją.
• 9.2 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość danych zamieszczonych w imieniu Uczestnika.
• 9.3 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść materiałów i formę przekazu przedstawione przez Uczestników / Partnerów.
• 9.4 Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z forum, jak i poza nimi.
• 9.5 Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Forum.
• 9.6 Organizator nie odpowiada za treść materiałów reklamowych partnerów i Uczestników związanych z konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
• 9.7 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób lub ubytki, uszkodzenia i zniszczenia mienia podczas Forum.
• 9.8 Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, ogniem, eksplozją, zalaniem, przerwą w dostawie wody, uderzeniem pioruna i innymi tego typu przyczynami, a także innymi działaniami, którym można przypisać określenie siły wyższej.
• 9.9 Uczestnik zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Organizatora o powstałym wypadku lub zaistnieniu innej szkody.
• 9.10 Organizator zastrzega sobie prawo odwołania Forum w przypadku, gdy na skutek dalszego obowiązywania lub ponownego wprowadzenia przez organy władzy publicznej ograniczeń prowadzenia działalności związanej z organizacją tego typu wydarzeń z powodu stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, zorganizowanie Forum w przewidzianym terminie nie będzie niemożliwe lub znacznie utrudnione. Organizator jest uprawniony do odwołania Forum z powyższej przyczyny najpóźniej na 3 dni przed dniem rozpoczęcia Forum.
• 9.11 W przypadku odwołania Forum na podstawie pkt 9.10 Regulaminu Organizator wyda Wystawcy voucher do realizacji na poczet Forum, które zostanie zorganizowane w najbliższym możliwym terminie, na co Uczestnik wyraża zgodę. Wartość wydanego vouchera będzie równa kwocie wpłaconej przez Uczestnika na poczet należności Organizatora w związku ze zgłoszeniem uczestnictwa w niniejszym Forum.
• 9.12 W przypadku odwołania Forum z winy organizatora (nie dotyczy przypadku określonego w pkt 9.10, który jest niezależny od Organizatora i za który nie ponosi winy), Organizator zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Uczestników oraz zwrotu należności.
• 9.13 W przypadku przesunięcia terminu Forum z winy Organizatora, Organizator zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Uczestników oraz zwrotu należności w przypadku otrzymania rezygnacji Uczestnika z udziału w Forum w związku z przesunięciem terminu jego odbycia.
• 9.14 W przypadku gdy konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od organizatora, w tym określonych w pkt 9.10, uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu poniesionych kosztów.
• 9.15 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ryzyko związane z potencjalnym zakażeniem lub zachorowaniem w trakcie trwania Forum.
• 9.16 W związku z potencjalnym zagrożeniem epidemiologicznym  Organizator Konferencji zastrzega sobie prawo do wprowadzenia bezwzględnych wymogów organizacyjnych i sanitarnych skierowanych do uczestników forum i związanych z ich bezpieczeństwem, bezpieczeństwem obsługi lub osób trzecich.

10. Dane osobowe

• 10.1 Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator.
• 10.2 Organizator Forum ma prawo do przekazywania danych osobowych wyłącznie swoim partnerom, przy pomocy których organizuje Forum i tylko na potrzeby organizacji Forum.
• 10.3 Dane osobowe Uczestnika zawarte w formularzu zgłoszeniowym w Konferencji zebrane przez Organizatora przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji zgodnie z postanowieniami Regulaminu, w tym stworzenia listy Uczestników.
• 10.4 Dokonując rejestracji, Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Forum zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
• 10.5 Dane osobowe Uczestnika nie będą przekazywane innym administratorom danych bez jego wiedzy i zgody.
• 10.6 Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Forum. Podmiotom danych osobowych przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Organizator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z przepisami prawa, a także powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.

11. Warunki wystawienia stoiska

• 11.1 Przestrzenie przeznaczone pod powierzchnie wystawiennicze dla Uczestników będą wydzielone przez organizatora poza pomieszczeniem przeznaczonym na części prezentacyjne i bankietowe Forum.
• 11.2 O umiejscowieniu stoiska decyduje Organizator.
• 11.3 Organizator udostępnia stoisko lub powierzchnię wystawienniczą w celu jego wykonania w terminie określonym w programie Forum.
• 11.4 Wystawca jest zobowiązany do przygotowania stoiska oraz jego demontażu w czasie wyznaczonym przez Organizatora.
• 11.5 W przypadku gdy stoisko jest niestandardowe – jego projekt należy przedstawić Organizatorowi i uzgodnić szczegóły.
• 11.6 Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany lokalizacji stoiska, jeżeli przydzielone miejsce nie spełnia warunków technicznych projektu lub jego realizacja jest niezgodna z przepisami BHP i PPOŻ.
• 11.7 Organizator zastrzega sobie wyłączne prawo do zagospodarowania zewnętrznych ścian stoiska, jeżeli takowe będą.
• 11.8 Organizator zastrzega sobie prawo odmowy zezwolenia instalowania eksponatów, które uzna za niebezpieczne bądź uciążliwe.
• 11.9 Lista eksponatów wartościowych, prezentowanych na stoiskach, powinna być zgłoszona do Organizatora przed rozpoczęciem Forum.
• 11.10 Eksponaty wartościowe powinny być zabezpieczone przez Wystawcę.
• 11.11 Eksponaty nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, pokazy sprzętu nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszania się Uczestników i zwiedzających.
• 11.12 Za zaginione eksponaty Organizator nie ponosi odpowiedzialności.

12. Postanowienia końcowe

• 12.1 Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w Regulaminie. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania postanowień niniejszego regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń uzgodnionych między Uczestnikiem a Organizatorem oraz przyjętych ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w tym zakazu podawania osobom w stanie nietrzeźwości napojów alkoholowych, a w przypadku gdy swoim zachowaniem dają powód do zgorszenia w miejscu publicznym, znajdują się w okolicznościach zagrażających ich życiu lub zdrowiu albo zagrażają życiu lub zdrowiu innych osób do powiadomienia właściwych organów porządku publicznego.
• 12.2 Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w konferencji, których nie uda się rozstrzygnąć metodami polubownymi, będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.